Организация учета лекарственных средств в аптеке по системе штрихового кодирования

Описание

В современном супермаркете покупатель с поразительной беззаботностью набивает продуктами металлические корзинки, даже не задумываясь о том, как потом кассир будет разбираться, какой товар сколько стоит. А, собственно говоря, причин для беспокойства нет — ведь все кассовые аппараты подключены к компьютеру. Провел сканером по упаковке — получил полную информацию. Такая автоматизация стала возможной благодаря всего лишь одному изобретению — штрих-код. Дата 3 апреля 1973 г. считается официальным днем рождения штрих-кода, ставшим самым выдающимся событием в истории современной логистики. После внедрения универсального штрих-кода промаркированный продукт мог быть легко идентифицирован в любом соответствующим образом оборудованном магазине или на складе. Конечно, такая стандартизация потребовала от промышленных компаний и предприятий сферы торговли дополнительных расходов на закупку принтеров, сканеров, персональных компьютеров для организации автоматизированных рабочих мест, в первую очередь кассиров и складских работников. Однако через пару лет во всех организациях затраты окупались сполна.

По количеству транзакций крупные аптеки могут превосходить супермаркеты. Главная особенность фармацевтической отрасли — очень большой ассортимент. Ассортимент одной аптеки зачастую составляет от 4000 до 8000 наименований продукции. Все остальные особенности розничной продажи заключаются в правилах хранения и продажи лекарств, правилах отпуска по рецептам, которые накладывают специфические ограничения на бизнес-процессы в аптеках. Гигантский объем транзакций, номенклатурных единиц и количества пользователей является настоящим испытанием для любой системы.

Как известно, в СССР такого понятия, как штрих-код, не существовало. Дело в том, что в магазинах Страны Советов изобилия товаров не наблюдалось; говорить о каком-либо их ассортименте тоже не приходилось. Совсем другая ситуация — когда число видов производимой предприятиями и реализуемой в рознице продукции резко увеличивается. Как некогда говорил Президент Франции Шарль де Голль, тяжело управлять страной, где производится 400 сортов сыра. Неудивительно, что запомнить все наименования ни один продавец, кассир, да и сам производитель, сегодня, не в состоянии. Современному предпринимателю необходима информация актуальная и максимально точная. Это касается не только торговли, но и производства. Как решить эту проблему? Наиболее популярный на сегодняшний день ответ: с помощью штриховой идентификации. В настоящее время штрих-код нанесен практически на 100% товаров, реализуемых в Западной Европе, США и Японии. Как показывает опыт, эффективное использование штрихового кода в торговле возможно при его наличии не менее чем на 70% всей продаваемой в магазине (в аптеке, на складе) продукции. Это, в свою очередь, выдвигает следующее требование: абсолютное большинство производителей обязано снабжать свои товары штриховым кодом.

Существует несколько стандартов штриховых кодов. В основном сегодня применятся тип EAN-13 (European Article Numbering), т. е. 13-разрядный штрих-код. В целом, 9 начальных цифр — уникальный регистрационный номер конкретной компании, из них первые 2–3 цифры — код национальной организации, где был зарегистрирован и выдан данный код. (Например, диапазон от 00 до 13 зарезервирован за США, от 460 до 469 — за Россией, 482 — за Украиной, 50 — за Великобританией и т.д.). Следующие 3 цифры — идентификационный номер продукции внутри предприятия. Он присваивается каждому товару самим производителем. Существует заблуждение, что по первым 2–3 цифрам штрихового кода можно определить страну, где произведен товар. На самом деле это не совсем так. Дело в том, что по ним можно лишь узнать, в какой национальной организации зарегистрировано то или иное предприятие. К примеру, вся продукция компании COCA-COLA, произведенная в Европе, имеет префикс национальной организации Бельгии-Люксембурга — 54. Кстати, эти же цифры указаны и в штриховом коде на бутылках COCA-COLA, изготовленных в Москве. А компания PEPSI-COLA, к примеру, ставит на упаковке своей продукции регистрационный номер той страны, в которой производится напиток.

Все современные штрих-коды позволяют производить процесс сканирования под любым углом, причем идентифицироваться может как весь код целиком, так и по составным частям. Вероятность правильного считывания с первого раза составляет около 99%, что говорит о достаточно высокой надежности данной технологии. Любая компания, вступившая в ряды EAN/UCC, существенно повышает эффективность собственной деятельности. Применение различных стандартов EAN/UCC создает очевидные преимущества в области логистики, снижает затраты на бумажную работу, сокращает время между заказом и доставкой продукции, увеличивает точность расчетов и усиливает контроль за всей цепочкой процессов транспортировки, хранения и реализации товаров. Многие предприятия реально ощущают экономический эффект от внедрения систем кодирования EAN/UСC, поскольку все они, сохраняя за собой безусловное право строить внутренний производственный процесс по собственному усмотрению, используют одни и те же методы при работе со своими торговыми партнерами. Внедрение системы помогает повысить управляемость распределенной структуры компании, обеспечить прозрачность ее финансового состояния, позволяет реализовать комплексный управленческий учет, обеспечивает достоверное и оперативное получение управленческой информации, что позволяет компании успешно конкурировать.

Все сказанное имеет место быть — это объективная реальность. Но как с этой реальностью справляются практические работники — те, кто занимается реализацией товара конечному потребителю. С чем для них сопряжен переход на штриховое кодирование, в частности лекарственных средств? Ведь, как известно, теория и практика — две капризные барышни, которые редко ходят под руку. Чего больше в этом переходе: технических и информационных преимуществ или финансовых и материальных затрат?

Любовь Андреевна Лупкина, уполномоченное лицо по контролю качества ООО «Аптека № 450» (Харьков):

Штриховое кодирование, думаю, — самый распространенный и наиболее оптимальный метод предметно-количественного учета. Штрих-коды присваиваются производителями фармацевтической продукции по специальным правилам, утвержденным Международной ассоциацией товарной нумерации продукции EAN, и для каждого конкретного наименования являются индивидуальными. Единожды промаркировав товар этикетками со штриховыми кодами, можно многократно считывать информацию: при приеме, перемещении, отпуске, инвентаризации. Однако есть группы товаров которые в настоящее время производителями не маркируются и не имеют своего штрих-кода, в частности это предметы ухода, сопутствующие товары, частично косметика. Но для нас это не проблема. Вот уже два года как мы полностью перешли на предметно-количественный учет с использованием штрихового кодирования и в случае отсутствия оригинального штрих-кода на упаковке мы присваиваем препарату свой внутрифирменный. Таким образом, каждая товарная единица в аптеке (а у нас свыше 5000 наименований) имеет свой индивидуальный штрих-код (то ли это оригинальный штрих-код производителя, то ли это наш внутрифирменный), однозначно ее идентифицирующий в нашей базе данных. В целом, присвоение штрих-кодов дело несложное. После ввода всей информации о продукте в электронную карточку код присваивается автоматически. Цифры идут по нарастающей, так что ошибка и дублирование практически исключены. Преимущества организации предметно-количественного учета лекарственных средств по методу штрихового кодирования очевидны. Если раньше на вопрос покупателя о наличии того или иного препарата нужно было долго искать его в торговом зале или, того хуже, бежать на склад, то сейчас — это одно нажатие клавиши на компьютере. Вместе с программой автоматизации учета внедрение метода штрихового кодирования позволяет нам:

• в любой момент времени иметь информацию о наличии или отсутствии препарата в торговом зале или на складе;
• знать точное количество остатков по каждому препарату и упрощать процедуру инвентаризации (проводить переучет можно не закрывая аптеку и не прекращая продажу);
• осуществлять анализ оборачиваемости лекарственных препаратов по группам и по отдельным товарным единицам;
• отслеживая минимальные остатки, своевременно планировать закупку препаратов;
• выявлять нерентабельные и слабо востребованные препараты и т. д.

Что нужно для организации учета с использованием штрихового кодирования?

Наличие современного программного обеспечения и высококвалифицированных специалистов. ООО «Аптека № 450» всегда внимательно следит за новинками как фармацевтической отрасли, так и в области информационных технологий, и, пожалуй, мы одни из первых внедряем в своей работе новые прогрессивные методы. Наши специалисты постоянно повышают свою квалификацию, проходят обучение и тестирование. Идти в ногу с новыми технологиями — дорогое удовольствие, но применение всего нового позволяет нам быть более привлекательными для покупателя в плане обслуживания, предоставлять широкий ассортимент высококачественных лекарственных средств, исключать продажу фальсифицированных товаров. Система внутрифирменного штрихового кодирования позволяет исправить некоторые недоработки фирм-производителей по выполнению стандартов, утвержденных Международной ассоциацией товарной нумерации продукции EAN.

Кроме штрих-кодирования и автоматизации учета, в нашей аптеке внедрена и успешно работает система оплаты товара по безналичному расчету и отпуск по кредитным карточкам. Для постоянных покупателей мы выпустили дисконтные карты, имеющие свой штрих-код и дающие право на льготное приобретение товаров по специальным ценам не только в аптеках, но и в ряде магазинов, кафе, фотосалонов. Для удобства работы врачей ООО «Аптека № 450» разработала и внедрила рецептурные бланки с индивидуальным штрих-кодом. Клиенты приобретают лекарства, выписанные на этих рецептурных бланках, по специальным ценам. Все это предоставляет нашим покупателям дополнительные льготы, высокий уровень сервиса и много других преимуществ. Использование новых технологий, знания и опыт высококвалифицированных специалистов позволяют нашей аптеке на протяжении длительного времени пользоваться заслуженным уважением наших клиентов.

Впечатляющая скорость обслуживания в современном магазине стала возможной благодаря внедрению автоматизации кассового учета, основанной на применении штрих кодов. Разумеется, эта технология требует от предприятий дополнительных расходов на закупку принтеров, сканеров, терминалов, обучения персонала работе на кассовых точках и складах.

Подобные вызовы стояли и перед представителями аптечной сети. По числу продаж в день аптеки иногда превосходят продуктовые магазины. А основная особенность фармацевтики - большой и постоянно обновляющийся ассортимент. В одной аптеке он может составлять от 4000 до 8000 наименований.

• Учитываются правила хранения и отпуска лекарств;
• Фиксируется необходимость предоставления рецептов;
• Ведется учет специфических лекарственных средствам;
• В любой момент времени можно получить информацию о наличии или отсутствии препарата в торговом зале или на складе;
• Возможен учет точного количества остатков по каждому препарату;
• Проведение переучета и инвентаризации возможно осуществить, не закрывая аптеку и не прекращая продажу;
• Возможно осуществлять анализ оборачиваемости лекарственных препаратов по группам и по отдельным товарным единицам в конкретный период, в зависимости от сезона и пиков заболеваемости;
• Своевременно планировать закупку препаратов;
• Выявлять нерентабельные и слабо востребованные препараты.
• Использование скидочных карт покупателя и сканирование кода напрямую с рецепта.